En primer lugar señalar que la persona encargada de guardar la
documentación será el Secretario de la Comunidad, para el caso de que
exista un Administrador y ejerza las funciones de secretario, será éste
el encargado de su custodia, también existe la posibilidad de que la
documentación se encuentre en las oficinas del Administrador para que
siempre esté localizada, pero seguirá supeditada a la custodia del Secretario de la Comunidad.
De esta forma el Secretario o en su caso el Administrador va a estar encargado de conservar y custodiar:
- Libros de actas
- Convocatorias
- Comunicaciones
- Apoderamientos
- Documentación de las reuniones
- Documentación varia: listados de los propietarios, datos bancarios...
- División horizontal y Libro del Edificio
A esta documentación tendrá acceso el Presidente y el administrador en cuanto la necesite para realizar su trabajo. El administrador no se podrá negar a facilitar esta información al Presidente.
Respecto al tiempo que se tiene que estar cumpliendo con este deber de conservación, es decir el tiempo que se debe guardar esta documentación por la Comunidad de Propietarios, será:
- los documentos de convocatorias, apoderamientos, documentación de reuniones será de 5 años
- los documentos judiciales o notariales deberán de custodiarse durante todo el tiempo que dure la Comunidad.
- Recibos, facturas, según la normativa de comercio 6 años.
- la documentación laboral y de seguridad social, respetaremos al menos el tiempo que establece la ley para reclamar.
- los libros o estados contables, obligatorios según la normativa tributaria, durante todo el tiempo que tiene la Administración para poder exigir la deuda.
Sobre todo es importante el respeto y protección de datos de carácter personal de los copropietarios que están a disposición de la Comunidad, por lo que la Comunidad de Propietarios deberá dar de alta el fichero o archivo de datos de carácter personal en la Agencia de Protección de Datos y cumplir con los requisitos que esta Agencia exige.
De esta forma el Secretario o en su caso el Administrador va a estar encargado de conservar y custodiar:
- Libros de actas
- Convocatorias
- Comunicaciones
- Apoderamientos
- Documentación de las reuniones
- Documentación varia: listados de los propietarios, datos bancarios...
- División horizontal y Libro del Edificio
A esta documentación tendrá acceso el Presidente y el administrador en cuanto la necesite para realizar su trabajo. El administrador no se podrá negar a facilitar esta información al Presidente.
Respecto al tiempo que se tiene que estar cumpliendo con este deber de conservación, es decir el tiempo que se debe guardar esta documentación por la Comunidad de Propietarios, será:
- los documentos de convocatorias, apoderamientos, documentación de reuniones será de 5 años
- los documentos judiciales o notariales deberán de custodiarse durante todo el tiempo que dure la Comunidad.
- Recibos, facturas, según la normativa de comercio 6 años.
- la documentación laboral y de seguridad social, respetaremos al menos el tiempo que establece la ley para reclamar.
- los libros o estados contables, obligatorios según la normativa tributaria, durante todo el tiempo que tiene la Administración para poder exigir la deuda.
Sobre todo es importante el respeto y protección de datos de carácter personal de los copropietarios que están a disposición de la Comunidad, por lo que la Comunidad de Propietarios deberá dar de alta el fichero o archivo de datos de carácter personal en la Agencia de Protección de Datos y cumplir con los requisitos que esta Agencia exige.
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